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Millonarios No Usan Lista de Tareas (Ellos Usan Esto)

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08 Oct Millonarios No Usan Lista de Tareas (Ellos Usan Esto)

¿Realmente crees que Richard Branson y Bill Gates escriben extensas listas de tareas priorizadas con el método A1, A2, B1, B2, C1 y así?

En mi investigación sobre gestión de tiempo y mejores prácticas de productividad he entrevistado unos 200 multimillonarios, atletas olímpicos y estudiantes con las mejores notas. Siempre les pregunto que me den consejos sobre su formas de gestión de tiempo y productividad. Y ninguno de ellos me ha mencionado una lista de tareas.

Hay tres problemas grandes con las listas de tareas.

 

Una lista de tareas no se puede calcular el tiempo

Cuando tenemos largas listas de tareas, lo que tendemos a hacer es completar las tareas que se pueden terminar rápidamente, dejando las tareas que toman más tiempo sin terminar. Una investigación de la compañía iDoneThis indica que el 41% de las tareas en las listas de tareas nunca son completadas.

 

Una lista de tareas no distingue entre urgente e importante

Una vez más, usualmente tendemos a lidiar con lo urgente e ignorar lo importante (¿tienes mucho tareas por hacer antes de tu siguiente colonoscopía o mamografía?).

 

Las listas de tareas contribuyen al estrés

Es lo que se conoce en psicología como el Efecto Zeigarnik, las tareas sin terminar contribuyen a los pensamientos intrusivos e incontrolables. Es por eso que nos sentimos abrumados de día, y con insomnio de noche.

En mi investigación, existe un tema consistente.

 

Las personas ultra productivas no utilizan una lista de tareas, pero si viven y trabajan utilizando su calendario.

 

Shannon Miller ganó siete medallas olímpicas como miembro del equipo de gimnastas de Estados Unidos en 1992 y 1996, y hoy ella es una emprendedora ocupada. En una entrevista reciente ella me dijo:

“Durante el entrenamiento, balanceaba mi tiempo en familia, tareas, trabajos, entrenamientos olímpicos, y otras obligaciones manteniendo un horario muy específico. Me veía forzada a priorizar… Hasta este día, mantengo un horario que es casi de minuto a minuto.”

Dave Kerpen es el cofundador de dos nuevas empresas y autor de bestsellers de New York Times. Cuando le pedí que me revelara sus secretos para lograr finalizar sus tareas él me dijo:

“Si no está en mi calendario, entonces no se hará. Pero si está en mi calendario, entonces se hará. Yo programo cada 15 minutos de cada día para llevar a cabo reuniones, revisar material, escribir, y realizar cualquier actividad que necesite hacer.”

Chris Ducker maneja exitosamente múltiples roles como emprendedor, autor de bestsellers y anfitrión de The New Business Podcast. ¿Cuál era su secreto?

“Simplemente pongo todo en mi horario. Eso es todo. Todo lo que hago día a día está en mi horario. 30 minutos de redes sociales están en mi calendario. 45 minutos de administración de mi correo electrónico, en mi horario. Reunirme con mi equipo, en mi horario… El fondo del asunto es que si no tengo algo programado, entonces no se hace.”

Hay varios conceptos clave para manejar tu vida usando tu calendario en vez de una lista de tareas.

 

Haz la duración por defecto de tu calendario que sea de sólo 15 minutos

Si usas Google Calendar o el calendario de Outlook, es probable que al agregar un evento a tu calendario este se programe automáticamente a 30, e incluso 60 minutos de duración. Las personas ultra productivas sólo utilizan el tiempo necesario para cada tarea. La directora ejecutiva de Yahoo, Marissa Mayer, es muy conocida por realizar reuniones con colegas en tan sólo 5 minutos. Cuando tu configuración predeterminada es de 15 minutos, descubrirás que podrás cubrir más tareas en un solo día.

 

Agrega las cosas más importantes en tu vida primero

No dejes que tu calendario se llene de manera aleatoria aceptando solicitudes conforme vayan apareciendo. Tienes que tener claro cuáles son las prioridades en tu vida y en tu carrera y pre programarlas como bloques de tiempo sagrados en tu calendario. Esto puede incluir dos horas cada mañana para trabajar en el plan estratégico que tu jefe te pidió. Tu calendario debe incluir bloques de tiempo para cosas como ejercicio, citas nocturnas y otras actividades que se alineen con los valores claves de tu vida.

 

Pograma todo

En vez de revisar tu correo cada pocos minutos, programa tres veces al día para revisarlo. En vez de escribir “llamar a mi hermana” en una lista de tareas, ponlo en el calendario. Incluso puede agregar un bloque de tiempo en el calendario todas las tardes que se llame “hacer llamadas.”

Lo que es calendarizado es completado.

Te sentirás con menos estrés y más productivo si te deshaces de la lista de tareas y utilizas el calendario.

 


Tomado y traducido del artículo “Millionaires Don’t Use To-Do Lists (They Use This Instead)

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